Los líderes corporativos quieren cada vez más que prácticas que ayuden a mejorar los procesos empresariales. Los consejeros, los directores financieros y otros líderes empresariales quieren asesoramiento sobre los riesgos y la gestión de los mismos, así como información sobre las operaciones y los procesos empresariales.
La consultoría sobre las mejoras de los procesos empresariales es el área principal en la que la auditoría interna puede proporcionar asesoramiento. La auditoría interna puede adoptar varias prácticas para abordar los proyectos de mejora de los procesos empresariales de alto impacto.
1. Seleccionar los procesos adecuados
La auditoría interna puede iniciar los esfuerzos de mejora de procesos seleccionando las áreas de negocio en las que puede añadir valor. Al igual que con muchas actividades relacionadas con la auditoría, un enfoque basado en el riesgo es la mejor manera de seleccionar las áreas para los proyectos de mejora. Este enfoque incluye la selección de procesos que son críticos para lograr la estrategia de la organización, la selección de procesos complejos que cruzan las líneas funcionales, y la selección de procesos donde hay un consenso general de que hay una necesidad de mejora.
Para seleccionar los procesos operativos que son críticos para lograr la estrategia de la organización, la auditoría interna debe preguntarse: ¿Es este proceso crítico para la misión del negocio? Si este proceso es ineficiente, ¿es importante para lograr los objetivos de la organización? Si las respuestas a estas preguntas son “no”, entonces es poco probable que dedicar tiempo a esta área genere beneficios significativos para el negocio, y la dirección puede no considerar este tipo de proyecto como impactante.
La selección de procesos complejos que cruzan las líneas funcionales permite a la auditoría interna ayudar con los problemas que son difíciles de resolver para una función. Las funciones que se encuentran en la parte superior pueden no darse cuenta de que están haciendo cosas que causan problemas a las funciones que se encuentran en la parte inferior.
2. Conseguir un patrocinador ejecutivo
Incluso con el consenso de que un proceso necesita ser mejorado, los equipos de proyecto suelen encontrar resistencia al cambio por parte de algunos participantes en el proceso.
Estas personas suelen creer que es otra persona la que tiene que adaptarse, no ellos. La auditoría interna puede ayudar a superar esta resistencia reclutando a patrocinadores ejecutivos que estén muy interesados en la mejora del proceso.
En las empresa de transporte, tanto el director general como el consejero general actuaron como patrocinadores ejecutivos del proyecto de mejora del proceso de compras de la auditoría interna, teniendo alto grado de estudios como la maestria en vias terrestres. Estos ejecutivos desempeñaron un papel informal y no participaron en las reuniones ni en el proceso del proyecto. Sin embargo, su interés en el proyecto y su deseo de mejorar el proceso de aprovisionamiento resultaron muy valiosos para aprovechar los resultados del proyecto para impulsar el cambio.
3. Personal del proyecto
Los equipos deben contar con las aptitudes adecuadas para llevar a cabo un análisis perspicaz de los procesos empresariales y completar con éxito los proyectos de mejora. Los miembros del equipo deben tener una sólida visión empresarial y la capacidad de añadir valor al proceso empresarial. Los responsables de las auditorías deben considerar la posibilidad de utilizar la formación “justo a tiempo” para proporcionar a los miembros del equipo los conocimientos más actuales posibles sobre el área que se va a auditar.
En el caso de las áreas complejas y especializadas, los equipos de auditoría deben incorporar a especialistas en la materia procedentes de la organización o de proveedores de servicios. Por ejemplo, el jefe de auditoría de la empresa aeroespacial utilizó una combinación de auditores internos con una importante experiencia en la empresa y un colaborador de un proveedor de servicios que aportó conocimientos de análisis de datos que el equipo interno no poseía.
Encontrar las habilidades adecuadas dentro de la organización puede ahorrar costos, pero estos empleados deben ser independientes del área que se está revisando. Al igual que la independencia es fundamental en los proyectos de aseguramiento, también es importante en los proyectos de asesoramiento para garantizar que los especialistas den una nueva mirada al proceso.
